Kinh nghiệm để tổ chức hội chợ triển lãm

Để giúp doanh nghiệp tổ chức hội chợ triển lãm thành công tốt đẹp. Công ty tổ chức sự kiện Anhtuanphat xin chia sẻ một số Kinh nghiệm để tổ chức hội chợ triển lãm  giúp bạn tránh được các rủi ro và cho bạn biết tất cả những thứ cần thiết để có được một hội chợ triển lãm ấn tượng.

1)  Thiết kế bình dân và gần gũi
Hội chợ không phải phòng trưng bày sản phẩm. Bạn đừng nghiêm túc quá, và đừng sang trọng quá. Mục tiêu tối thượng khi ra hội chợ là phải thu hút được đông người. Càng đông càng tốt. Kể cả… cởi truồng ra để lôi kéo cũng không sao. Cách trang trí của bạn bị hơi sang chảnh và nghiêm túc. Hãy bình dân hóa nó đi một chút.

2) Lựa chọn hội chợ triển lãm phù hợp

Hội chợ triển lãm phù hợp có nghĩa là ở đó tích hợp được nhiều yếu tố phù hợp trong đó quan trọng nhất là có cơ hội gặp được nhiều khách hàng mục tiêu và đối tác kinh doanh. Để có sự lựa chọn tốt nhất, những công việc cần phải làm là :

Kiểm tra và đánh giá danh tiếng của đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm
 
Xem xét số lượng các hội chợ triển lãm mà đơn vị này đã tổ chức (Lưu ý kiểm tra số lượng và dữ kiện thực tế về hội chợ đã được kiểm chứng).
 
Tìm hiểu xem hội chợ hoặc đơn vị tổ chức sự kiện đó có được tổ chức nào uy tín  bảo trợ không
 
Tự mình đến kháo sát trước về hội chợ.
 

3) Tạo không khí vui nhộn, ấn tượng với khách hàng

Các từ khóa bạn cần ghi nhớ nằm lòng khi ra hội chợ triển lãm là : Vui nhộn / Kinh hãi / Miễn phí (giảm giá) / Đụng chạm / và Kỳ lạ. Nếu không tạo ra được một trong các cảm giác này, người đi hội chợ sẽ không chú ý. Mà vui nhộn là quan trọng nhất.

4) Cơ sở quyết định tham gia

Trước khi quyết định tham gia một hội chợ triển lãm bạn nên quyết định các yếu tố như:

Có phù hợp với kế hoạch đã được phê duyệt của đơn vị không?

Có sự trùng hợp về nội dung với hội chợ nào ở các thị trường mục tiêu khác diễn ra cùng thời điểm không?
 
Đội ngũ nhân viên trong đơn vị có đủ năng lực để triển khai dự án không?
 
Khả năng có đủ số lượng doanh nghiệp đăng ký tham gia hôi chợ không?

Kinh phí huy động từ các nguồn có đủ không?

Có khả năng vận động các nguồn tài trợ không?

Nhà tổ chức có cung cấp đủ diện tích gian hàng ở vị trí mong muốn không?

Hàng hoá hoặc dịch vụ có đáp ứng được nhu cầu và quy định của thị trường không?
 
Giá cả và chi phí cho việc tham gia  có cạnh tranh không?

5) Kinh phí và quản lý kinh phí
Chi phí tham dự hội chợ rất tốn kém nhất là với các hội chợ có uy tín, có tính cạnh tranh cao ở các thị trường lớn và hấp dẫn. Để tính toán và kiểm soát chi tiêu, cần phải xây dựng bảng dự toán kinh phí chi tiết trước khi tham dự hội chợ với nội dung:

Thuê diện tích gian hàng: Gian hàng tiêu chuẩn tối thiểu thường có diện tích 9m2 hoặc 12m2. Đôi khi nhà tổ chức hội chợ chào giá thuê gian hàng đã bao gồm cả giá xây dựng gian hàng.
 
Thiết bị và dịch vụ phụ trợ như nước, điện thoại, vệ sinh, thiết bị nhà bếp….
 
Xây dựng gian hàng:Có thể yêu cầu báo giá từ nhà thầu xây dựng gian hàng ở nước diễn ra hội chợ hoặc nhà thầu ở ngay tại nước mình.
 
Trang trí gian hàng: có thể yêu cầu dịch vụ của các nhà trang trí gian hàng chuyên nghiệp ở nước sở tại.
 
Vận tải và hải quan: dựa trên báo giá báo giá của các công ty giao nhận vận tải đến nơi trưng bày (gian hàng).
 
Bảo hiểm hàng hoá: Mặc dù không phải là yêu cầu bắt buộc, nhưng nên yêu cầu công ty bảo hiểm cung cấp đề phòng rủi ro và các rất nhiều vấn đề khác…

Quý khách hàng có nhu cầu tổ chức hội chợ triển lãm vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ:

CÔNG TY TNHH MTV TỔ CHỨC SỰ KIỆN ANH TUẤN PHÁT

Địa chỉ: C4-04 Rubyland, Đường DA1-1, Kp. 3, P. Mỹ Phước, Tx. Bến Cát, Bình Dương.

Điện thoại: 06503 557 807

Hotline: 0933 545 186 – 0983 657 729

Email: vp.anhtuanphat@gmail.com

Website: www.anhtuanphat.com